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Meetings erfolgreich leiten – Moderationstechnik leicht gemacht

Marie-Christin Ernst | 27. August 2018

Quelle: Andreas Riedel

Wer kennt es nicht, man sitzt in einem Meeting oder Workshop und nach Stunden geht man ohne Ergebnis aber mit viel Frust auseinander. Erfolgreiche Meetings erfordern eine wirkungsvolle Moderationstechnik.

Ergebnisse aus Meetings sind dann nachhaltig, wenn sich ihnen jeder verpflichtet fühlt. Dafür müssen diese mit den Teilnehmern gemeinsam erarbeitet, diskutiert und abgestimmt werden. Ein guter Moderator*in sorgt dafür, dass sich alle Teilnehmer*innen einbringen, Ergebnisse entstehen und Unklarheiten oder Konflikte ausgeräumt werden können. Doch wie gelingt das und worauf kommt es bei einer guten Moderationstechnik an?

Je höher wir die Karriereleiter empor klettern, desto mehr Zeit verbringen wir in Meetings. Leider scheitern diese häufig.

Die häufigsten Gründe, weshalb Meetings scheitern:

  • Schlechte Organisation: Das konkrete Thema ist unklar, es gibt keine Agenda, nicht alle nötigen Teilnehmer*innen wurden eingeladen.
  • Keine Moderation: Niemand ergreift das Wort und leitet die Diskussion.
  • Fehlender roter Faden: Es wird hitzig diskutiert, doch das Ziel wird aus den Augen verloren.
  • Fehlende Nachhaltigkeit: Die Ergebnisse werden nicht schriftlich fixiert, Aufgaben werden nicht verteilt.
  • Kein Feedback: Rückmeldungen zum Ablauf und Verbesserungsvorschläge werden nicht eingeholt.

Schon Napoleon sagte:

„Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und einem doch das kostbarste stehlen: die Zeit.“

Tipps für erfolgreiche Meeting-Moderation

Sollen Meetings produktiv sein, braucht es einen Moderator*in, der Moderationstechniken beherrscht und Ordnung ins Chaos bringt, die Gruppe lenkt, motiviert, den Gedankenaustausch fördert, in seiner Rolle als Moderator neutral bleibt und Ergebnisse zusammenfasst. Und auch wenn es unangenehm sein kann, den eigenen Chef in seinem langanhaltendem Monolog zu unterbrechen, Moderatoren halten Zeitlimits ein und begrenzen die einzelnen Wortbeiträge.

Bevor das Meeting startet, ist es sinnvoll, einen Moderator*in festzulegen. Dieser übernimmt die Planung, Organisation und Durchführung des Meetings. Damit ist das restliche Team von all diesen Aufgaben befreit und mögliche Fehlerquellen werden minimiert.

Ein Meeting kann in drei Phasen gegliedert werden, in denen der Moderator *in verschiedene Aufgaben hat: Anfangsphase, Arbeitsphase, Schlussphase.

Anfangsphase

Die Teilnehmer und der Moderator*in lernen sich kennen und legen Spielregeln im Umgang miteinander fest. Zudem gibt der Moderator*in Orientierung (Zeit, Nutzung bestimmter Arbeitsmaterialien wie Time Timer), er holt die Teilnehmer*innen inhaltlich ins Boot, schafft Transparenz und verdeutlicht das Ziel des Meetings.

Arbeitsphase

Im Hauptteil der Moderationsarbeit werden nun die Ergebnisse des Meetings erarbeitet. Ziel ist es, den Austausch unter den Teilnehmer*innen durch Fragen zu fördern, die Teilnehmer*innen zu motivieren sich zu beteiligen, den roten Faden nicht zu verlieren, Zwischenergebnisse zu visualisieren (Flipcharts, Post-its, Metaplanwände) und Raum für Aussprachen zu schaffen. Der Moderator*in stellt sicher, dass jeder zu Wort kommt. So werden auch ruhige Teilnehmer*innen aufgefordert, sich zu beteiligen. Wichtig: Unbedingt auf die Einhaltung der Zeit achten!

Schlussphase

Die Ergebnisse werden nun zusammengetragen und gemeinsam auf Anwendbarkeit und Nutzen geprüft. Der Moderator*in fasst das Meeting zusammen und informiert die Teilnehmer*innen über die weiteren Schritte, er erstellt eine Aufgabenliste und verteilt die To-Dos. Es sollte klar sein, was und bis wann die Aufgaben zu erledigen sind. Anschließend ist es Zeit, sich Feedback einzuholen, um Fehler im nächsten Meeting zu vermeiden.

Die Moderation eines Meetings oder eines Workshops kann man lernen. Wir unterstützen dich gerne dabei. Ob in einem Moderationsworkshop von wenigen Stunden oder einem Intensiv-Training von ein bis zwei Tagen.

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